Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerdir.
Birim Arşivine Evrak Devir İşlemi
Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, Birim Arşivine devredilecek malzeme, birimi, işlem yılı, aidiyeti, gizliliği, ekleri vs. özellikleri dikkate alınarak uygunluk kontrolü yapılıp, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde Birim Arşivine devredilir.
Birim Arşivine evrak devredilirken, standart dosya planı dikkate alınır; evrak asli düzeni içerisinde envanter listeleri hazırlanarak devredilir.
Arşivlik malzeme, birim arşivinde asli düzeni içerisinde hiyerarşik yapıya ve standart dosya planına uygun olarak 1-5 yıl muhafaza edilir.
Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivinde yapılır.
Kurum Arşivine Devir İşlemi
Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, uygunluk kontrolü yapılarak kurum arşivine devredilir. Arşivlik malzeme, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakılır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Arşiv malzemesi kurum arşivlerinde mevzuat hükümlerine göre saklanır.
