Ayıklama ve İmha Komisyonu Çalışma Esasları
Üniversitemizce yürütülen Belge ve Arşiv Yönetimi çalışmaları kapsamında üniversitemizin kurum arşivinde bulunan malzemeden, muhafazasına (saklanmasına) gerek görülmeyenlerin tespit edilerek ayıklama ve imha işlemleri “Ayıklama ve İmha Komisyonu” tarafından yürütülür.
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 19. Maddesine istinaden, Üniversitemiz E-61948026-806.99-104526 sayılı yazı onayı ile oluşturulan “Ayıklama ve İmha Komisyonu” aşağıdaki üyelerden oluşmaktadır
Ayıklama ve İmha Komisyonu aşağıdaki ilkeler doğrultusunda çalışır.
Ayıklama ve İmha İşlemleri
- Kurumun özelliği sebebiyle yönerge ile ayrıcalık sağlanan yükü hariç olmak üzere birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve işlemleri kurum arşivinde yapılır.
- Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir.
- Kurum belge ve arşiv birimi tarafından yürütülen arşiv malzemesi tespit çalışmaları komisyon için tavsiye niteliğinde olup ayıklama ve imha esnasında gözden geçirmeleri gerekmektedir.
- Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhası, Ayıklama ve İmha Komisyonları’ nın nihai kararı ile yapılır. Ancak 21. madde hükümleri saklıdır.
- E-arşivlerde saklanan belgelerin tasfiye işlemleri, saklama planlarına bağlı kalınarak bu yönerge hükümleri kapsamında sistem üzerinden yapılır.
Ayıklama İşlemine Tabi Tutulmayacak Belgeler
Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler öngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama imha işlemine tabi tutulamaz.
Ayıklama ve İmha Komisyonlarının Çalışma Esasları
1) Ayıklama ve İmha Komisyonları, her yılın Mart ayı başında çalışmaya başlar.
- Komisyonlar, üye tam sayısı ile toplanır ve kararların oy çokluğu ile alır. Tereddüt halinde söz konusu belgelerin saklanmasına karar verilmiş sayılır.
- İmhası reddedilen belgeler, sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca değerlendirilir.
İmha Listelerinin Düzenlenmesi ve Kesinlik Kazanması
- İmha edilecek belgeler için “İmha Listesi” hazırlanır. Aynı tür ve vasıflara haiz belge için, örneklerini saklamak suretiyle tür ve yılları gösteren imha listeleri düzenlenebilir.
- İmha listelerinin her sayfası, Ayıklama ve İmha Komisyonu’ nun başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.
- Hazırlanan imha listeleri;
Kurum arşivinin uygun görüşü alındıktan sonra, Rektör veya yetki verdiği kişinin onayına müteakip kesinlik kazanır.
- Onay işlemlerinde belgelerin ne şekilde imha edileceği hususu belirtilir.
- Ayıklama ve İmha Komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen belgeler imha işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilir.
- İmha işlemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilir.
- Hazırlanan imha listeleri, tutanakları ve bunlarla ilgili her türlü belge on yıl süreyle muhafaza edilir.
İmha Şekilleri
- İmha edilecek belgeler, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde parçalanır ve geri dönüşümde kullanılmak üzere değerlendirilir.
- Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgenin imhası hak ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
- e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir.
